Các khoản phải thu – Accounts receivable là gì?

Khoản phải thu (Accounts Receivable) là khoản mà khách hàng (cá nhân hay công ty) phải trả cho một doanh nghiệp cho những sản phẩm hay dịch vụ đã được chuyển đến hay đã được sử dụng mà chưa được trả tiền. Các khoản phải thu thường dưới dạng tín dụng và thường trong thời gian ngắn, từ vài ngày cho đến 1 năm.

A. Tổng quan

1. Khái niệm

Các khoản phải thu, trong tiếng Anh là Receivables hoặc Accounts receivable, viết tắt là AR hoặc A/R, là các yêu cầu có hiệu lực pháp luật đối với khoản thanh toán do một doanh nghiệp nắm giữ đối với hàng hóa được cung cấp hoặc dịch vụ mà khách hàng đã đặt hàng nhưng không được thanh toán. Chúng thường ở dạng hóa đơn do doanh nghiệp lập và giao cho khách hàng để thanh toán trong một khung thời gian đã thỏa thuận.

2. Ghi nhận nợ phải thu trên sổ sách

Các khoản phải thu được thể hiện trong bảng cân đối kế toán như một tài sản. Đây là một trong một loạt các giao dịch kế toán liên quan đến việc lập hóa đơn của khách hàng đối với hàng hóa và dịch vụ mà khách hàng đã đặt hàng. Chúng có thể được phân biệt với các khoản phải thu, là các khoản nợ được tạo ra thông qua các công cụ pháp lý chính thức được gọi là kỳ phiếu.

3. Nhận biết nợ phải thu

Các khoản phải thu thể hiện khoản tiền mà các đơn vị nợ công ty về việc bán sản phẩm hoặc dịch vụ theo hình thức tín dụng. Trong hầu hết các pháp nhân kinh doanh, các khoản phải thu thường được thực hiện bằng cách tạo hóa đơn và gửi hóa đơn qua đường bưu điện hoặc điện tử cho khách hàng, đến lượt khách hàng phải thanh toán trong một khung thời gian đã định, được gọi là điều khoản tín dụng [cần trích dẫn] hoặc điều khoản thanh toán.

– Doanh số mà một doanh nghiệp đã thực hiện.

– Số tiền nhận được cho hàng hóa hoặc dịch vụ.

– Số tiền nợ cuối tháng khác nhau (con nợ).

– Nhóm tài khoản phải thu chịu trách nhiệm nhận tiền thay mặt cho một công ty và áp dụng nó vào số dư đang chờ xử lý hiện tại của họ.

– Đội thu tiền và thu ngân là một bộ phận của bộ phận tài khoản phải thu. Trong khi bộ phận thu nợ tìm kiếm con nợ, đội thu ngân áp dụng số tiền nhận được.

Các khoản phải thu có thể ảnh hưởng đến khả năng thanh toán của công ty, do đó cần phải chú ý đến các chỉ số này, rủi ro đầu tư phải càng nhỏ càng tốt.

B. Điều khoản thanh toán

1. Nhận biết các điều khoản thanh toán

Ví dụ về thời hạn thanh toán phổ biến là Net 30 ngày, có nghĩa là thanh toán đến hạn vào cuối 30 ngày kể từ ngày lập hóa đơn. Con nợ được tự do thanh toán trước hạn; doanh nghiệp có thể giảm giá khi thanh toán sớm. Các điều khoản thanh toán phổ biến khác bao gồm Net 45, Net 60 và 30 ngày vào cuối tháng. Chủ nợ có thể tính phí trả chậm hoặc lãi suất nếu số tiền đó không được thanh toán trước hạn.

Trong thực tế, các điều khoản thường được thể hiện dưới dạng hai phân số, với chiết khấu và thời hạn chiết khấu bao gồm phân số đầu tiên và chữ cái ‘n’ và thời hạn thanh toán bao gồm phân số thứ hai.

Ví dụ: nếu một công ty mua hàng và sẽ nhận được chiết khấu 2% khi thanh toán trong vòng 10 ngày, trong khi toàn bộ khoản thanh toán đến hạn trong vòng 30 ngày, các điều khoản sẽ được hiển thị là 2/10, n / 30.

Việc đặt trước một khoản phải thu được thực hiện bằng một giao dịch kế toán đơn giản; tuy nhiên, quá trình duy trì và thu thập các khoản thanh toán trên số dư tài khoản phụ phải thu có thể là một đề xuất toàn thời gian. Tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động, các khoản phải thu có thể được nhận trong vòng 10 – 15 ngày sau khi đến hạn. Các hình thức thanh toán này đôi khi được phát triển bởi các tiêu chuẩn ngành, chính sách của công ty hoặc do điều kiện tài chính của khách hàng.

2. Ghi nhận các khoản phải thu sau ghi nhận ban đầu

Vì không phải tất cả các khoản nợ của khách hàng đều sẽ được thu, các doanh nghiệp thường ước tính số tiền và sau đó ghi nhận khoản dự phòng cho các tài khoản khó đòi xuất hiện trên bảng cân đối kế toán như một tài khoản đối lập bù đắp cho tổng các khoản phải thu. 

Khi các khoản phải thu không được thanh toán, một số công ty chuyển giao chúng cho các cơ quan thu nợ bên thứ ba hoặc luật sư thu nợ, những người sẽ cố gắng thu hồi khoản nợ thông qua đàm phán kế hoạch thanh toán, đề nghị giải quyết hoặc theo đuổi các hành động pháp lý khác.

Các khoản tạm ứng chưa thanh toán là một phần của khoản phải thu nếu một công ty nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng với các điều khoản thanh toán đã được thỏa thuận trước. Do việc lập hóa đơn được thực hiện để đòi các khoản ứng trước nhiều lần nên phần phải thu này không được phản ánh trong các khoản phải thu.

Tốt nhất, vì việc thanh toán tạm ứng xảy ra trong thời hạn hai bên đã thỏa thuận, nên bộ phận tài khoản có trách nhiệm định kỳ lập bảng sao kê thể hiện khoản thu trước và phải được cung cấp cho bộ phận bán hàng & tiếp thị để thu tiền tạm ứng. Việc thanh toán các khoản phải thu có thể được bảo vệ bằng thư tín dụng hoặc bằng Bảo hiểm tín dụng thương mại.

C. Sổ sách kế toán

1. Ghi nhận nợ phải thu

Trên bảng cân đối kế toán của một công ty, các khoản phải thu là số tiền mà các đơn vị bên ngoài công ty nợ công ty đó. Các khoản phải thu được phân loại là tài sản lưu động với giả định rằng chúng đến hạn thanh toán trong vòng một năm dương lịch hoặc năm tài chính.

Để ghi sổ nhật ký cho một tài khoản bán hàng, người ta phải ghi nợ một khoản phải thu và ghi có vào một tài khoản doanh thu. Khi khách hàng thanh toán các tài khoản của họ, người ta ghi nợ tiền mặt và ghi có khoản phải thu vào sổ nhật ký. Số dư cuối kỳ trên bảng cân đối kế toán đối với các khoản phải thu thường là bên nợ.

Các tổ chức kinh doanh đã trở nên quá lớn để thực hiện các công việc đó bằng tay (hoặc các tổ chức nhỏ có thể nhưng không muốn làm bằng tay) nói chung sẽ sử dụng phần mềm kế toán trên máy tính để thực hiện công việc này.

3. Phương pháp đo lường các khoản phải thu

Các công ty có sẵn hai phương pháp để đo lường giá trị ròng của các khoản phải thu, phương pháp này thường được tính bằng cách lấy tài khoản phải thu trừ đi số dư của tài khoản dự phòng.

a/ Phương pháp lập dự phòng

Phương pháp thứ nhất là phương pháp dự phòng, phương pháp này lập một tài khoản chênh lệch tài sản, dự phòng cho các tài khoản khó đòi hoặc dự phòng phải thu khó đòi, có tác dụng làm giảm số dư các khoản phải thu.

Số dự phòng phải thu khó đòi có thể được tính theo hai cách, hoặc (1) bằng cách xem xét từng khoản nợ riêng lẻ và quyết định xem khoản nợ đó có nghi ngờ hay không (một khoản dự phòng cụ thể); hoặc (2) bằng cách cung cấp một tỷ lệ phần trăm cố định (ví dụ 2%) tổng số khách nợ (một khoản dự phòng chung). Sự thay đổi trong dự phòng nợ phải thu khó đòi từ năm này sang năm khác được phản ánh vào tài khoản chi phí nợ phải thu khó đòi trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Phương pháp dự phòng có thể được tính bằng cách sử dụng phương pháp báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dựa trên tỷ lệ phần trăm doanh thu tín dụng ròng; phương pháp tiếp cận bảng cân đối kế toán, dựa trên một lịch trình già hóa, trong đó các khoản nợ của một độ tuổi nhất định được phân loại theo rủi ro hoặc kết hợp cả hai.

b/ Phương pháp xóa sổ trực tiếp

Phương pháp thứ hai là phương pháp xóa sổ trực tiếp. Phương pháp này đơn giản hơn phương pháp dự phòng ở chỗ nó cho phép một bút toán đơn giản giảm các khoản phải thu về giá trị thuần có thể thực hiện được của nó.

Mục nhập sẽ bao gồm ghi nợ tài khoản chi phí nợ khó đòi và ghi có các tài khoản phải thu tương ứng trên sổ cái bán hàng. Phương pháp xóa sổ trực tiếp không được phép theo các nguyên tắc kế toán thường được chấp nhận.

Hai phương pháp này không loại trừ lẫn nhau và một số doanh nghiệp sẽ trích lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi, xóa bỏ các khoản nợ cụ thể mà họ biết là khó đòi (ví dụ, nếu con nợ đã đi thanh lý).

Để được ĐẠI LÝ THUẾ HTMA tư vấn chi tiết về dịch vụ
Quý khách vui lòng liên hệ số điện thoại 084.86.084.84 – 084.89.084.84
hoặc gửi qua địa chỉ email: dailythue@htma.vn

Đánh giá bài viết:
5/5
error: Content is protected !!